11. Project Communication Management

Posted by : Kris Dian Prabowo

1. Pentingnya Komunikasi yang baik

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam hubungan bilateral antar negara diperlukan juga komunikasi yang baik agar hubungan tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Dari kedua contoh di atas dapat kita simpulkan bahwa komunikasi sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan. Contoh lain dalam pendidikan seperti hubungan dosen dengan mahasiswa,dengan adanya komunikasi,maka kegiatan belajar- mengajar akan berlangsung dengan baik dan lancar.

3. Rencana Komunikasi

Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

5. Distribusi Informasi

> Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi

> Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek

Isu penting dalam Distribusi Informasi:

> Penggunaan teknologi

> Cara formal atau informal

> Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu

> Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi

> Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok

> Teknik menyampaikan berita “buruk”

> Pengaturan jumlah jalur komunikasi

7. Administrative Closure

Proyek atau fase, setelah baik mencapai tujuan atau sedang dihentikan untuk alasan lain, membutuhkan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, klien, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek, memastikan bahwa mereka mencerminkan spesifikasi final, analisis keberhasilan proyek dan efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan. Penutupan kegiatan administratif tidak harus ditunda sampai penyelesaian proyek. Setiap tahap dari proyek harus benar tertutup untuk memastikan bahwa penting dan informasi yang berguna tidak hilang.

9. Menjalankan rapat dan menggunakan e-mail secara efektif

Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain. Walaupun demikian penting, rapat juga kadang menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu.

Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik. Lalu bagaimana caranya agar rapat dapat terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil? Berikut ini adalah cara agar rapat dapat berjalan dengan efektif.

1. Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting diketahui, karena sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi dapat diselesaikan melalui diskusi singkat sambil lalu saja. Bila tidak ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan rapat.

2. Tetapkan tujuan atau target rapat. Ini perlu untuk membuat rapat berjalan pada koridornya.

3. Tentukan waktu rapat. Sesuaikan waktu rapat dengan agenda pembicaraan. Jangan sampai waktu rapat jadi berlama-lama sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.

4. Siapkan agenda atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar acara rapat secara tertulis. Dalam agenda itu cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam rapat, nama peserta yang hadir, waktu dan tempat lokasi rapat, dan hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta.

5. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda. Jika ada peserta rapat yang datang terlambat, peserta yang lain tidak perlu menunggu.

6. Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta tidak lebih dari 6–7 orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.

7. Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada agenda yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.

8. Peserta rapat mungkin memiliki pandangan yang berbeda mengenai sesuatu. Untuk dapat mengakomodasi kepentingan organisasi, galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat jika semua topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus dapat mengakomodasi suara semua peserta rapat.

9. Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi perdebatan antarsesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang bisa bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat tersebut.

10. Take a break. Kerumitan agenda rapat membuat peserta jenuh atau otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar, agar sekembalinya mereka dari rehat, rapat dapat dilanjutkan kembali dengan ide-ide segar.

11. Buat kesimpulan hasil akhir rapat. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk membuat catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, serta beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.

12. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan atas strategi yang telah ditetapkan.

13. Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar Anda bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya di kemudian hari.

•CARA EFEKTIF MENGGUNAKAN E-MAIL

1) Yakinkah bahwa e-mail merupakan media yang tepat untuk berkomunikasi

2) Yakinkan anda mengirim e-mail yang tepat pada orang yang tepat pula

3) Gunakan judul yang “berarti”

4) Batasi isi e-mail hanya pada satu subyek, dan buat sejelas dan seringkas mungkin

5) Batasi jumlah dan ukuran attachments

6) Hapus e-mail yg tidak anda butuhkan dan jangan buka jika anda ragu asal e-mail tsb

7) Responi e-mail secepatnya

8) Pelajari menggunakan fitur-fitur penting

11. Penggunaan software dalam mendukung Project Communications

• Menggunakan Software untuk Membantu Proyek Komunikasi

1) Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek komunikasi.