Tugas Manajemen Proyek Manajemen Resiko BAB 8
BAB 8
Project Quality Management
Project Quality Management
Nama : Kris Dian Prabowo
NPM : 48112143
Kelas : 2DC01
2. Proses Quality Management
Project Quality Management adalah proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Merupakan semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.
Kualitas yang dimaksud disini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan sejumlah standar internasional, seperti contohnya ISO sebagai panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan kaidah buku software engineering yang memenuhi software quality assurance).
Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameter conformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi) dan fitness for use (produk dapat digunakan sesuai maksud dan tujuannya). Proses ini berinteraksi satu sama lain serta berinteraksi dengan proses di bidang pengetahuan lain. Setiap proses dapat melibatkan usaha dari satu atau lebih orang atau kelompok berdasarkan pada persyaratan proyek.
4. Analisi Pareto dan Contoh Diagram
Analisis Pareto adalah teknik statistik dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk pemilihan sejumlah tugas yang menghasilkan efek keseluruhan yang signifikan. Ia menggunakan Prinsip Pareto (juga dikenal sebagai aturan 80/20) gagasan bahwa dengan melakukan 20% dari pekerjaan Anda dapat menghasilkan 80% dari manfaat melakukan seluruh pekerjaan. Atau dalam hal peningkatan kualitas, mayoritas besar masalah (80%) diproduksi oleh beberapa penyebab utama (20%). Hal ini juga dikenal sebagai beberapa penting dan banyak sepele.
Pada akhir 1940-an guru manajemen kualitas Joseph M. Juran menyatakan prinsip dan diberi nama setelah ekonom Italia Vilfredo Pareto, yang mengamati bahwa 80% dari pendapatan di Italia pergi ke 20% dari populasi. Pareto kemudian dilakukan survei pada sejumlah negara lain dan ditemukan untuk mengejutkan bahwa suatu distribusi yang serupa diterapkan.
Aturan 80/20 dapat diterapkan pada hampir semua hal:
- 80% dari keluhan pelanggan timbul dari 20% dari produk atau jasa.
- 80% dari keterlambatan dalam jadwal timbul dari 20% dari kemungkinan penyebab penundaan.
- 20% dari produk atau jasa account untuk 80% dari keuntungan Anda.
- 20% dari penjualan Anda force menghasilkan 80% dari pendapatan perusahaan Anda.
- 20% dari cacat sistem menyebabkan 80% dari masalah.
Prinsip Pareto memiliki banyak aplikasi dalam kontrol kualitas. Ini adalah dasar bagi diagram Pareto, salah satu alat utama yang digunakan dalam kontrol kualitas total dan Six Sigma.
Dalam PMBOK memesan Pareto digunakan untuk memandu tindakan korektif dan membantu tim proyek mengambil tindakan untuk memperbaiki masalah yang menyebabkan jumlah terbesar cacat pertama.
Tujuh langkah untuk mengidentifikasi penyebab penting menggunakan Analisis Pareto [1]:
- Formulir tabel daftar penyebab dan frekuensi mereka sebagai persentase.
- Mengatur baris dalam urutan penurunan pentingnya penyebab, yaitu penyebab paling penting pertama.
- Tambahkan kolom persentase kumulatif ke meja.
- Plot dengan penyebab pada x-axis dan persentase kumulatif pada sumbu-y.
- Bergabung dengan poin di atas untuk membentuk kurva.
- Plot (pada grafik yang sama) grafik batang dengan penyebab pada x-axis dan persen frekuensi pada sumbu-y.
- Menarik garis di 80% pada y-axis sejajar dengan sumbu-x. Kemudian turun garis pada titik persimpangan dengan kurva pada sumbu-x. Ini titik pada sumbu-x memisahkan penyebab penting pada penyebab kiri dan kurang penting di sebelah kanan.
Ini adalah contoh sederhana diagram Pareto menggunakan data sampel menunjukkan frekuensi relatif dari penyebab kesalahan pada situs. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat apa yang 20% dari kasus yang menyebabkan 80% dari masalah dan di mana upaya harus difokuskan untuk mencapai peningkatan terbesar.
Nilai Prinsip Pareto untuk seorang manajer proyek adalah bahwa hal itu mengingatkan Anda untuk fokus pada 20% dari hal-hal penting. Dari hal-hal yang Anda lakukan selama proyek Anda, hanya 20% yang benar-benar penting. Mereka menghasilkan 80% 20% dari hasil Anda. Mengidentifikasi dan fokus pada hal-hal pertama, tetapi tidak benar-benar mengabaikan sisanya 80% penyebab.
6. Commonly Used Quality Factors
a. Tangibles / Bukti langsung
Tangibles merupakan bukti nyata dari kepedulian dan perhatian yang diberikan oleh penyedia jasa kepada konsumen. Pentingnya dimensi tangibles ini akan menumbuhkan image penyedia jasa terutama bagi konsumen baru dalam mengevaluasi kualitas jasa. Perusahaan yang tidak memperhatikan fasilitas fisiknya akan menumbuhkan kebingungan atau bahkan merusak image perusahaan.
b. Reliability / Keandalan
Reliability atau keandalan merupakan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan jasa sesuai dengan apa yang telah dijanjikan secara tepat waktu.Pentingnya dimensi ini adalah kepuasan konsumen akan menurun bila jasa yang diberikan tidak sesuai dengan yang dijanjikan. Jadi komponen atau unsur dimensi reliability ini merupakan kemampuan perusahaan dalam menyampaikan jasa secara tepat dan pembebanan biaya secara tepat.
c. Responsiveness / Ketanggapan
Responsiveness atau daya tanggap merupakan kemampuan perusahaan yang dilakukan oleh langsung karyawan untuk memberikan pelayanan dengan cepat dan tanggap. Daya tanggap dapat menumbuhkan persepsi yang positif terhadap kualitas jasa yang diberikan. Termasuk didalamnya jika terjadi kegagalan atau keterlambatan dalam penyampaian jasa, pihak penyedia jasa berusaha memperbaiki atau meminimalkan kerugian konsumen dengan segera. Dimensi ini menekankan pada perhatian dan kecepatan karyawan yang terlibat
untuk menanggapi permintaan, pertanyaan, dan keluhan konsumen. Jadi komponen atau unsur dari dimensi ini terdiri dari kesigapan karyawan dalam melayani pelanggan, kecepatan karyawan dalam melayani pelanggan, dan penanganan keluhan pelanggan.
d. Assurance / Jaminan
Assurance atau jaminan merupakan pengetahuan dan perilaku employee untuk membangun kepercayaan dan keyakinan pada diri konsumen dalam mengkonsumsi jasa yang ditawarkan. Dimensi ini sangat penting karena melibatkan persepsi konsumen terhadap resiko ketidakpastian yang tinggi terhadap kemampauan penyedia jasa. Perusahaan membangun kepercayaan dan kesetiaan konsumen melalui karyawan yang terlibat langsung menangani konsumen. Jadi komponen dari dimensi ini terdiri dari kompetensi karyawan
yang meliputi ketrampilan, pengetahuan yang dimiliki karyawan untuk melakukan pelayanan dan kredibilitas perusahaan yang meliputi hal-hal yang berhubungan dengan kepercayaan konsumen kepada perusahaan seperti, reputasi perusahaan, prestasi dan lain-lain
e. Emphaty / Empati
Emphaty merupakan kemampuan perusahaan yang dilakukan langsung oleh karyawan untuk memberikan perhatian kepada konsumen secara individu, termasuk juga kepekaan akan kebutuhan konsumen. Jadi komponen dari dimensi ini merupakan gabungan dari akses (access) yaitu kemudahan untuk memanfaatkan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan, komunikasi merupakan kemampuan melakukan untuk menyampaikan informasi kepada konsumen atau memperoleh masukan dari konsumen dan pemahaman merupakan usaha untuk mengetahui dan memahami kebutuhan dan keinginan konsumen.
8. Quality Control Charts and the Seven Run Rule
Quality Control Chart
Sebuah grafik kontrol adalah tampilan grafik data yang menggambarkan hasil dari sebuah proses dari waktu ke waktu.
Penggunaan utama dari diagram kontrol adalah untuk mencegah cacat, bukan untuk mendeteksi atau menolak mereka.
Diagram kontrol kualitas memungkinkan Anda untuk menentukan apakah proses berada dalam kontrol atau di luar kendali.
Ketika sebuah proses yang memegang kendali, setiap variasi dalam hasil proses diciptakan oleh peristiwa acak, proses yang ada dalam kontrol tidak perlu disesuaikan.
Ketika sebuah proses berada di luar kendali, variasi dalam hasil proses disebabkan oleh kejadian non-acak, Anda harus mengidentifikasi penyebab peristiwa-peristiwa non-acak dan menyesuaikan proses untuk memperbaiki atau menghilangkan mereka.
Seven Run Rules menyatakan bahwa jika tujuh titik data berturut-turut semuanya berada di bawah rata-rata, di atas rata-rata, atau semua meningkat atau menurun, maka proses harus diperiksa untuk masalah non-acak.
10. Modern Quality Management dan Quality Experts
- Membutuhkan kepuasan pelanggan.
- Lebih suka pencegahan untuk inspeksi.
- Mengenali tanggung jawab manajemen untuk kualitas.
Ahli kualitas perlu diperhatikan termasuk Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, Taguchi, dan Feigenbaum.
Quality Expert
Deming terkenal untuk karyanya dalam membangun kembali Jepang dan 14 nya Poin untuk Manajemen.
Juran menulis Quality Control Handbook dan sepuluh langkah untuk peningkatan kualitas.
Crosby menulis Quality is Free dan menyarankan bahwa organisasi berusaha untuk nol cacat.
Ishikawa mengembangkan konsep lingkaran kualitas dan diagram tulang ikan.
Taguchi mengembangkan metode untuk mengoptimalkan proses eksperimentasi rekayasa.
Feigenbaum mengembangkan konsep kontrol kualitas total.
12. Improving Information Technology Project Quality
Beberapa saran untuk meningkatkan kualitas proyek TI meliputi:
- Membangun kepemimpinan yang mempromosikan kualitas.
- Memahami biaya kualitas.
- Fokus pada pengaruh organisasi dan faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas kerja.
- Ikuti model kedewasaan.
14. Biaya Kualitas
Biaya Kualitas
Biaya kualitas adalah biaya yang muncul karena adanya aktivitas kualitas yang muncul karena rendahnya kualaitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan atau kemungkinan adanya kualitas produk yang rendah. Aktivtas kualitas yang dilakukan perusahaan diklasifikasikan menjadi 2 jenis yaitu:
1. Aktivitas pengendalian yang merupakan aktivitas untuk mencegah atau mendeteksi terjadinya produk yang kurang baik
2. Aktivitas karena kegagalan yang merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk merespon adanya produk yang kualitasnya rendah.
Biaya kualitas terdiri dari 4 jenis biaya yaitu:
1. Prevention cost atau biaya pencegahan adalah biaya yang terjadi dalam upaya mencegah adanya produk dengan kualits tidak baik.
2. Apprisial cost atau biaya pengukuran adalah biaya yang terjadi untuk menentukan suatau produk memenuhi karakteristik yang ditetapkan atau sesuai dengan permintaan konsumen.
3. Internal failure cost atau biaya kegagalan internal adalah biaya atau kerugian ang terjadi karena produk tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan dan produk belum sampai konsumen
4. External failure cost atau biaya kegagalan eksternal adalah biaya atau kerugian yang terjadi karena produk tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan dan produk sudah sampai konsumen.
Pengukuran Biaya Kualitas
Biaya kualitas dapat diklasifikasikan menjadi 2 jenis biaya yaitu:
• Observable quality cost yaitu bioaya kualita yang dapat diketahui jumlahnya dari catatan yang terdapat dalam system akuntansi yang digunakan perusahaan
• Hidden quality cost adalah merupakan biaya atau krugian yang muncul karena rendahnya kualitas tetapi jumlah biaya ini tidak dapat diketahui dari catatan akuntansi perusahaan.
Jumlah biaya kualitas merupakan penjumlahan baik Observable quality cost maupun Hidden quality cost. Untuk menentukan jumlah hidden quality cost diperlukan estimasi. Estimasi dapat dilakukan dengan cara berikut:
• Multiplier method,penentuan hidden quality cost dengan cara yang sangat sederhana yaitu dengan mengamsumsikan bahwa total biaya kegagalan eksternal adalah biaya eksternal yang dapat diukur dikalikan dengan multiplier tertentu.
• Market Researsh method,penentuan hidden quality cost dengan melakukan penelitian pasar.
• Taguchi Quality loss Function,penentuan hidden quality cost dengan mengasumsikan bahwa fungsi biaya kualitas adalah merupakan fungsi kuadrat.
Pelaporan Biaya Kualitas
Biaya kualitas perlu dilaporkan agar dapat membantu manajemen dalam meningkatkan perencanaan,pengendalian ,serta pengambilan keputusan yang berkaitan dengan kualitas. Terdapat 2 cara pelaporan biaya kualitas yaitu dengan Quality cost report serta Analisis.
Quality cost report(laporan biaya kualitas)
Lapora ini menyajikan informasi biaya kualits dengan cara menentukan setiap elemen biaya kualitas dalam%terhadap penjualan. Untuk menentukan posisi optimum ada 2 pendekatan yang dapat digunakan yaitu pendekatan yang dapat digunakan yaitu pendekatan konvensional dan pendekatan kontemporer.
Fungsi Biaya Kualitas.
Terdapat 2 pandangan tentang fungsi biaya kualitas yaitu pandangan tradisional serta pendanga kontemporer.
• Pendekatan konvensionla, mendasarkan pada anggaran adanya “trae off” pada biaya kualitas yaitu antara biay pengendalian dan biaya kegagalan
• Pendekatan Kontemporer, pendekatan kontemporer tidak mengenal batas toleransi tingkat kerusakan yang masih dapat diterima(AQL). Pendekatan ini menggunakan tingkat kerusakan 0. Pendekatan kontemporer tidak menganggap adanya trade off anatara biaya pengendalian dan kegagalan. Terdapat 3 perbedaan mendasar terhadap biaya kualitas optimal dari sudut pandang kontemporer dari sudut pandang konvensional. Perbedaan yang pertama adalah bahwa menurut pandangan kontemporer, biaya pengendalian tidak akan meningkat tanpa batas pada saatmendekati tingkat kerusakan 0. Perbedaan yang kedua adalah bahwa biaya pengendalian kualitas akan meningkat tetapi kemudian menurun pada saat mendekati tingkat kerusakan 0. Perbedaan yang ketiga adalah biaya kegagalan dapat ditekan sampai mendekati 0.
Sumber Link URL Materi
Link BAB 8
2. Proses Project Scope Management
- Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
- Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
- Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
- Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
- Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.
4. Mengapa perusahaan investasi pada IT
- Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi
- Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
- Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.
6. Proses Rencana IT dan Pemilihan Proyek
Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek ,Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :
- Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas
- Kategorikan proyek tegnologi informasi
- Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya
- Menggunakan metode skor tertimbang
- Menerapkan balanced sorecard
8. Analisis Keuangan Proyek
Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam pemilihan proyek.
Sehingga dibutuhkan metode – metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri dari :
· a. Net Present Value (NPV) analysis
· b. Return on Investment (ROI)
· c. Payback analysis
Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.
Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.
Scope Planning
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.
Scope Statement
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope Statement yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.
14. Prinsip Dasar Pembentukan WBS
WBS adalah pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja. WBS dibutuhkan karena dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak orang dan berbagai deliverables, sehingga sangat penting mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagiannya, serta bagaimana mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tsb sesuai pembagian yang disepakati.
Dalam pengaplikasiannya, kita bisa menggunakan software untuk membuat mana saja yang termasuk ruang lingkup pekerjaan suatu proyek. Tujuannya tidak lain agar memudahkan kita dalam memanage ruang lingkup kerja proyek.
Sumber Referensi :
Anonymous. 2010. Project Scope Management. http://ridwanlina.blogspot.com/2010/12/project-scope-management.html. Diunduh tanggal 09 November 2013.
Anonymous. 2011. Project Scope Management. http://gerryghost.wordpress.com/2011/12/16/project-scope-management/. Diunduh tanggal 09 November 2013.Anonymous. 2011. http://derianeka.blogspot.com/2011/11/manajemen-proyek-dan-manajemen-resiko_14.html. Diunduh tanggal 09 November 2013.
0 comments:
Post a Comment