READY STEADY GO !!!!

Nama  : Kris Dian Prabowo

Kelas   : 2DC01

NPM   :  48112143

Manajemen Proyek

(soft skill)

I. Pengenalan Manajemen Proyek

1. Latar belakang, sejarah dan motivasi mempelajari manajemen proyek khususnya TI

• Laporan Chaos 1995 
• Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai
• Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka
• Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak proyek yang diselesaikan tepat waktu
• Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun untuk proyek setiap tahun
• Belanja TI di seluruh dunia diperkirakan akan tumbuh sebesar 4% dan 6% dalam beberapa tahun mendatang
• Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan hampir $ 90,000 per tahun
• Di AS, nomor-satu realitas acara TV pada tahun 2004, menggambarkan peran manajer proyek penting dalam bisnis

3. Pengertian proyek dan manajemen proyek

     Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu  tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia  dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol

Contoh Proyek: 

- Membuat desain baru kendaraan di zaman sekarang 

- Mengembangkan produk baru  

- Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah lingkungan  

- Membuat perubahan dalam struktur organisasi

   Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan). Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa yang identik

   Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga  dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut 

5. Kerangka kerja dan area knowledge manajemen proyek

• Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek 
• Konteks manajemen proyek  menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi  
• Rangkaian proses manajemen proyek  menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya 
• Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut 
• Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek 
• Pengelolaan Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek 
• Proyek pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek 
• Proyek SDM memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan proyek itu 
• Project Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area pengetahuan lainnya

7. Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain

• Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lainnya
• Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan

Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru. Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan

9. Profesi dan Sertifikasi Manajemen Proyek 

- Profesi manajemen proyek:

    Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan

- Sertifikasi manajemen proyek:
    PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dank ode etik yang telah ada

11. Manajemen Proyek Software

    Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu

Sumber:

http://sugi-arty.blogspot.com/2011/09/review-bab-1-dan-bab-2.html

http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI1.pdf

http://atamarenaperdana93.blogspot.com/2011/12/manajemen-proyek-dan-resiko.html

Information Technology Project Management, 5th "Edition" , by Kathy Schwalbe, Thompson Course 

Technology, Boston-Massachusetts, 2007, Chapter 1 (ibm@ilkom.ac.id)

II. Konteks Manajemen Proyek dan TI.

1. Gambaran sistem dari manajemen proyek
    Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang 

    Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan

3. Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

     Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran
   Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Variabel struktur

a. Ukuran (size):

• Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan
• Ukuran menciptakan dilema
• Tak ada yang tahu ukuran yang optimum

b. Jumlah tingkatan hirarkhi:

• Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal
• Sebaiknya tak terlalu banyak
• Perhatikan efektivitas komunikasi

c. Struktur kewenangan:

• Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi
• Siapa saja yang termasuk dalam struktur
• Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan
• Pendelegasian wewenang

d. Struktur komunikasi:

• Variabel yang terpenting
• Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah
• Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal

e. Struktur tugas:

• Sama dengan struktur peranan
• Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya
• Apakah semua pekerjaan terbagi habis
• Apakah semua anggota mendapat peranan
• Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan

f. Struktur status dan prestis:

• Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan
• Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi
• Apakah prestis terbagi secara merata 
• Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota

g. Jarak psikologis:

• Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)
• Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi
• Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak

5. Phase dan siklus hidup proyek

      Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:

a. Model Water Fall

- System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software 

- Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software 

- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai 

- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding - Maintenance

- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan 2. System Engineering

- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu

b. System Engineering 

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique) 

- Model Objek 

- Model Dinamis

- Model Fungsional

c. Over Lapping Phases 

- Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan 

- Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan 

- Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis 

- Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut 

- Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai 

- Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan 

d. Prototyping

- Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat 

- Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output)  

- Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan 

- Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai 

- Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan 

- Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan 

- Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan 

e. Joint Aplication Development  

- Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi  

- Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data 

- Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis 

- Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi 

- Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem

f. Herative Life Cycle 

- Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem 

- Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem 

- Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem 

- Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman

- Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem 

- Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan 

7. Model Prediksi Hidup Proyek 

Pada bagian prediksi hidup proyek , di sini proyek sudah mempunyai ruang lingkup atau scope yang jelas , sehingga waktu penyelesaian proyek dapat di prediksi. Contoh model ini diantaranya adalah: 

• Waterfall Model
• Spiral Model
• Increment Building Model
• Prototyping Model
• Raid Application Development Model (RAD Model) 

9. Fungsi Kerja Manajemen Proyek 

Adapun fungsi kerja dari manajemen proyek, diantaranya adalah : 

• Menentukan lingkup proyek
• Mengidentifikasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi
• Kembangkan daftar tugas rinci
• Perkiraan waktu yang diperlukan
• Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal
• Laporan status proyek
• Mengelola perubahan proses kontrol
• Evaluasi proyek yang diperlukan

11. Karakteristik Dari Manajer Proyek Yang Efektif dan Tidak Efektif

Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh manajer proyek antara lain:

• Inovasi dan menjaga stabilitas.
• Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan.
• Mendorong individu tetapi juga menekan tim.
• Campur tangan atau tidak.
• Fleksibel tapi ketat.
• Loyalitas tim dan loyalitas organisasi.

Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan. Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek tidak bekerja sendiri. Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif. Diantaranya adalah:

Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan.

Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.

Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003)

Toleransi yang tinggi terhadap Stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.

Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.

Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses.

Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan Besar jika Menganggap anda Sudah Selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya kan bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.

Sumber:

http://iiam.blogdetik.com/2011/10/02/konteks-manajemen-proyek-dan-ti/ 

http://lembahperasaan.blogspot.com/2010/03/dasar-dasar-struktur-organisasi.html 

http://zoneep.wordpress.com/2009/04/27/tahapan-tahapan-siklus-hidup-proyek/

http://agungnetworks.blogspot.com/2013/10/2-konteks-manajemen-proyek-dan-ti.html

III. Grup proses Manajemen Proyek : Studi kasus

1. Grup proses manajemen proyek

      Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses:

- Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek

- Perencanaan proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati

- Eksekusi yaitu mengintegerasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan 

- Kontrol yaitu mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya

- Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek

3. Membangun metodologi manajemen proyek IT  

    Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC)

     Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol

     Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all"

   Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek

      Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies." Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut

 

    Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek
     Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup:

- A common project management model

- Companywide project management training programs

- Project management career development

- Knowledge-sharing activities

5. Inisiasi proyek

    Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan

7. Rencana proyek

    Rencana proyek merupakan sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat

Sumber :
http://iiam.blogdetik.com/2011/10/16/grup-proses-manajemen-proyek/
http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html
http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html

http://atamarenaperdana93.blogspot.com/2011/12/manajemen-proyek-dan-resiko.html

IV. Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

1. Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik

• Manajer proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung 
• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
• Manajemen integrasi proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
• Manajemen integrasi proyek: termasuk Interface 
• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

3. Kerangka kerja integrasi manajemen proyek, pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek

    Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentuk proposal

   Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalam manajemen proyek

    Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge) meliputi:

• Manajemen integrasi proyek, terdiri dari: pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan baik 
• Manajemen ruang lingkup proyek: dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek 
• Manajemen waktu: mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya 
• Manajemen biaya: meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan 
• Manajemen mutu: dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder) 
• Manajemen sumber daya manusia (SDM): mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek 
• Manajemen komunikasi proyek, terdiri atas: perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik 
• Manajemen resiko, mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul 
• Manajemen pengadaan, mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala ur mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah

5. Analisis Stakeholder dan contohnya

   Dokumen stakeholder analisis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan:

• Nama dan organisasi stakeholder 
• Peranannya dalam proyek
• Fakta-fakta unik mengenai stakeholder
• Level keterlibatannya, dan
• Ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholde

Contohnya:

7. Alat dan teknik eksekusi proyek

• Metodologi manajemen proyek 
• Manajemen proyek sistem informasi 

9. Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

- Sistem kontrol perubahan: 

• Proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
• Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut 
• Seringkali melibatkan Change Control Board (CCBs),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

- Change control board:

• Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui 
• Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi 
• Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat  yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat

 sumber : www.google.com

              www.cristianorenaldy7.blogspot.com

              www.manajemenproyek.net

              www.adhepy.blogspot.com